Met LogiFit Online krijg je inzicht en grip op de achterstallige vorderingen en de aanmaningen.

Wanneer is een vordering achterstallig?

Dit kan verschillen per betaalwijze en de instellingen van de betalingstermijn per betaalwijze.

Aanmanen/Herinneren

Financieel > overzicht aanmaningen

Open

Een aanmaning of herinneringen sturen kan voor alle soorten achterstallige betalingen.

• Teruggeboekte storno’s bij een incasso.

• Openstaande contante betalingen.

• Openstaande kassa vorderingen.

• Openstaande facturen.

Zodra een vordering achterstallig is zal deze in aanmerking komen voor het sturen van een aanmaning.

Aanmaan procedure (voorbeeld)

Het overzicht laat het totaal van alle openstaande vorderingen zien per lid. Vanuit hier kunnen de aanmaningen automatisch verstuurd worden naar de leden.

Het versturen van de aanmaningen gebeurd op basis van het veld [Max aantal keer gemaand]. Deze staat op 0 als een lid nog nooit een achterstallige betaling heeft gehad.

Het versturen van een eerste herinnering is meestal op een vriendelijke toon. Na het versturen krijgt het lid een bepaalde tijd (Betalingstermijn na 1ste herinnering) om de kosten alsnog te betalen.

Als de uitgestelde betalingstermijn is verstreken en het lid heeft nog niet betaald dan komt deze post opnieuw terug in het overzicht maar nu met [Max aantal keer gemaand] op 1. Deze groep krijgt nu dus een Tweede herinnering. Dit is een andere selectie met een andere brief.

Zodra ook deze termijn is verstreken ga je waarschijnlijk andere maatregelen nemen, bijvoorbeeld door deze post over te dragen aan een incassobureau. Ook die handeling kun je dan het beste registreren zoals de ‘Twee keer aangemaand’. In deze procedure liggen dus alle posten onder de groep ‘twee keer aangemaand’ bij het incassobureau. LogiFit biedt de mogelijkheid om het abonnement te blokkeren voor incasso, de vorderingen te blokkeren voor aanmanen, alle vorderingen opeisbaar te maken en het abonnement te beëindigen.

Op deze manier kan één lid dus meerdere achterstallige betalingen hebben met verschillende aanmaan statussen. Daarom worden alle achterstallige posten van een lid samengevoegd tot één totaalregel via het overzicht Aanmanen. LogiFit registreert in dat geval wel per post hoe vaak die al is herinnert en wanneer, maar je stuurt telkens één verzamelherinnering op basis van de status van de oudste achterstallige post.

Aanmaning (met betaal link)

Je kunt de klant een mail of brief sturen met het verzoek om het openstaande bedrag over te maken.

Bij de mail kun je ook een iDeal betaallink meesturen. Deze link is standaard beschikbaar vanuit het Overzicht aanmaningen als er voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• iDeal betalingen zijn actief en correct ingericht (zie ..)

• De aan te manen vordering is voorzien van een factuurnummer

Je kunt dit veld het beste als Hyperlink invoegen; let ook hoe het bedrag wordt opgemaakt.

Open

Na een klik op de betaallink krijgt het lid precies te zien wat er op dat moment nog openstaat en hoe dat openstaande bedrag precies op is opgebouwd. Als er ondertussen al een deel is afgerekend dan is dat ook zichtbaar op dit overzicht (en dan zal het bedrag in de mail dus afwijken omdat het niet meer actueel is),

Overzicht Aanmaningen

Hier staat het totaal van de openstaande vorderingen die in aanmerking komen voor aanmanen. Het overzicht toont hoe vaak en wanneer is aangemaand, de eventuele boetes en ook de status.

Verwerken van aanmaningen

1. Maak de selectie die je wil verwerken.

2. Klik op de knop 'Aanmaken aanmaningen'.

De aanmaningen worden aangemaakt en verstuurd en de vorderingen verdwijnen uit het overzicht en komen na de ingestelde aanmaan termijn weer terug in het overzicht, tenzij de klant in de tussentijd betaalt.

Herhaal nu deze stappen voor iedereen die al een eerste herinnering heeft gehad en nu een tweede herinnering (of aanmaning) moet krijgen. Je kunt zelf bepalen hoeveel keer je dit wilt herhalen.

Vergeet niet om de posten die naar het incassobureau gaan ook te registreren.

Uitgesteld voor aanmanen

Om een overzicht te krijgen van de leden die een aanmaning hebben gekregen en daardoor uitgesteld zijn voor de aanmaanprocedure, kun je het vinkje “Uitgesteld voor aanmanen“ aanvinken.

Dit is de selectie waarbij de nieuwe uiterste betaaldatum na aanmanen nog niet is verstreken. Het geeft een overzicht van de recent verwerkte aanmaningen.

Het gebruik hiervan is met name makkelijk voor de geautomatiseerde verwerking van de aanmaningen.

Onderhouden van mailtemplates voor aanmaningen

Wanneer er aanmaningen worden aangemaakt door middel van de knop 'Aanmaken aanmaningen' worden deze ook via mail naar de geselecteerde leden verstuurd. Deze mailtemplates kunt u zelf onderhouden.

U kunt zo verschillende templates gebruiken voor leden die meerdere malen worden aangemaand.

Handmatig versturen van aanmaningen

Er kan ook een mail worden verzonden zonder dat er aanmaningen worden gemaakt.

1. Selecteer alle leden die je een bepaald soort herinnering wilt sturen. Zo stuur je bijvoorbeeld eerst iedereen die achterstallige posten heeft die nog niet eerder zijn herinnert een eerste herinnering;

2. Klik rechtsboven op 'Mail templates' en vervolgens op het template om de mails mee te versturen.

De leden in de selectie krijgen nu een e-mail met een aanmaning en een link naar de openstaande vorderingen. Deze zijn dan via iDeal te betalen door het lid.

Boetes aanmaningen

De boetes die worden toegepast bij de aanmaning zijn in te richten per abonnementsvorm.

Meer uitleg: https://logisinfo.atlassian.net/wiki/spaces/LO/pages/596705355

Automatisch blokkeren abonnement

LogiFit biedt de mogelijkheid om een abonnement automatisch te blokkeren als een ingesteld aantal keer voor aanmanen is bereikt.

beheer > instellingen > aanmanen

Blokkeren voor incasso bij aantal aanmaningen

Gebruik deze instelling om alle vorderingen van het abonnement te blokkeren voor verdere aanmaningen.

Abonnement opzeggen na blokkade

Als de blokkade actief wordt kun je ook opgeven of het abonnement automatisch moet worden beëindigd.

Beschikbare samenvoegvelden

De volgende samenvoegvelden zijn beschikbaar in het overzicht vwOverzichtAanmaningenTotaal

overzicht vwOverzichtAanmaningenTotaal

tags: aanmaningen, aanmanen