Conversie naar LogiFit

Via LogiFit kun je met behulp van Excel heel flexibel gegevens importeren of bijwerken vanuit externe bronnen.

Ook bij conversies vanuit andere pakketten maken we daarom gebruik van Excel:

Het is hierbij van belang dat alle gegevens op de juiste manier worden aangeboden. We hebben een import sheet gemaakt als voorbeeld.

Download dit voorbeeldbestand hier:

Om de gegevens op de juiste manier aan te leveren ga je als volgt te werk:

Ga na hoe je gegevens uit je huidige pakket kunt exporteren. Exporteer bij voorkeur rechtstreeks naar een Excel-sheet. Als dat mogelijk is kun je ook exporteren in het 'CSV' formaat en die gegevens eenvoudig overzetten naar (of importeren in) Excel.
Let er op dat je alle benodigde informatie (kolommen) in basis beschikbaar hebt. De opzet moet uiteindelijk zijn dat de eerste regel de veldnaam bevat en de rijen daaronder de gegevens bevatten (van de leden, abonnementen etc.); Vul de ontbrekende gegevens aan in deze lijst als die informatie elders opgehaald moet worden (of handmatig moet worden aangevuld)
In de voorbeeldsheet staat de manier van aanleveren:
1. Een tabblad met alleen de lidgegevens (ieder lid is één regel)
2. Extra tabblad met combinatie van lid + abonnement combinatie (een lid kan dus meerder abonnementen hebben).
Meestal worden alleen actieve leden overgenomen. Ook kun je alle leden (ook historische) overnemen en dan alleen abonnementen koppelen aan de momenteel actieve leden (de oud leden zijn dan terug te vinden als 'inactief', dus ook zonder de abonnements- en betaalhistorie).
Soms wil je ook de notities overnemen die eerder bij een lid zijn vastgelegd. Hierbij heb je twee mogelijkheden
1. Alle notities overnemen als één tekstblok in het veld 'notities' (bij lid) → dit is de enige manier als dit ook zo is vastgelegd in het vorige pakket
2. Notities overnemen als contactmomenten (contacten van lid) → dit is de aanbevolen manier als je beschikt over een datum / tijd waarop het contact van een lid is geregisteerd; voeg in dat geval een extra tabblad toe waarin je per lid de diverse contactmomenten toevoegt (met datum en tijd)
Foto's kunnen niet standaard via Excel worden overgenomen. Hier heb je twee opties:
1. Nieuwe foto's maken (dit gaat vrij eenvoudig via LogiFit Online)
2. Foto's overzetten via andere weg (meerwerk): dit is mogelijk wanneer je een mapje aanlevert met per lid een apart foto-bestand (bijv. jpg). De bestandsnaam moet dan eenduidig te herleiden zijn naar het lid (moet lidnr bevatten);
Informatie gekoppelde pasjes overnemen; soms is de geëxporteerde ID niet 1:1 over te zetten. Test daarom altijd of de ID van een pas van een lid in LogiFit hetzelfde laat zien als wat je terugziet bij dat lid in de export. Meestal komt het nummer exact overeen maar soms dient een decimale waarde omgezet te worden naar een hexadecimale waarde of soms dient de volgorde van de hex-codes in een andere volgorde te worden gezet.
Als je werkt met vingerprintidentificatie dan zul je de geregistreerde vingerprints meestal niet kunnen overzetten. Dat heeft te maken met wettelijke bepalingen waardoor de oorspronkelijke vingerprint niet mag worden opgeslagen. Er is dan niet te bepalen hoe de opgeslagen interpretatie van die vinger omgezet moet worden naar het corresponderende formaat in LogiFit. Het advies is om gewoon opnieuw vinger te registreren.
Andere aandachtspunten zijn:
1. Overnemen actieve of toekomstige opschortingen ..
2. Bijwerken saldo strippenkaarten (hoeveel beurten heeft lid nog tegoed)..
3. Overnemen saldo consumptietegoed (bij gebruik kassa waarbij leden tegoed hadden aangeschaft) .

VERVOLGSTAPPEN:

Bijwerken vervolgabonnementen:
Als je gaat werken met abonnementen die na prolongeren automatisch moeten overstappen op een ander vervolgabonnement dan moet je er eerst voor zorgen dat ook bij de abonnementen van de leden het veld Abonnement Toekomst overeenkomstig zijn gevuld. Dit kun je eenvoudig doen door bij alle abonnementsvormen het vervolgabonnement een keer weg te halen (+ toepassen kiezen) en dan te bevestigen dat alle abonnementen worden bijgewerkt. Daarna zet je opnieuw het juiste vervolgabonnement er weer in en opnieuw laat je alles bijwerken. Het resultaat is dat dit veld nu overal correct is gevuld.
Prolongeren / aanmaken nieuwe vorderingen:
Door het prolongeren te starten zal LogiFit alle vorderingen aanmaken voor de zojuist geïmporteerde leden & Abonnementen. Hierbij zullen soms met terugwerkende kracht (bij abo-duur > 1 maand) vorderingen worden aangemaakt die al betaald zijn.

Extra aandachtspunten bij vullen Abonnemententabblad:

Vul de Ingangsdatum: met laatste verlengmoment (of bij een abonnement met maandelijks verlenging met datum vanaf wanneer LogiFit betalingen moet gaan aanmaken).
Door bij de Einde periode dezelfde datum in te vullen zal bij het prolongeren automatisch de juiste einde periode gevuld conform de instellingen in de abonnementsvorm.

Als er een Einddatum bekend is moet naast de Einddatum ook de Opzegdatum worden ingevuld. Dit is nodig om een opzegging achteraf correct ongedaan te kunnen maken.

Een ander veld dat hier een rol bij speelt is de ‘Begin Periode’ waarmee LogiFit per abonnement Einde periode bepaalt na annulering opzegging. Dit veld is niet zichtbaar in LogiFit, maar moet wel worden geïmporteerd. Dit veld moet als volgt worden ingevuld:
Bij 1ste → eerste van de maand na ingangsdatum (als ingangsdatum 12-1-2024 → 1-2-2024)
Anders → ingangsdatum (als ingangsdatum 12-1-2024 → 12-1-2024)

Na de import start je de prolongatie één keer en vervolgens zal de einde periode ook juist zijn ingevuld.

Voor leden met een abonnement dat staat ingesteld op '1ste van de maand' (dus mét pro-rata berekening) wordt bij de conversie achteraf géén pro-rato berekening toegepast. Daarom moet je de ingangsdatum bij die abonnementen dis altijd vooraf zelf aanpassen naar de 1ste dag van de eerstvolgende maand. Dus bij iemand die op 13 april is gestart moet je dan 1 mei als startmaand aanhouden. Op die manier mis je de pro-rato vordering maar staan de vorderingen wel allemaal op de 1ste van de maand. Ook zal de einde-periode dan wel correct worden bepaald aan de hand van de ingestelde looptijd in het abonnement.

LET OP: zorg er voor dat je voorafgaand aan de import bij de abonnementsvormen het veld 'Vervolgabonnement' overal eerst LEEGMAAKT. Na het bijwerken van de einde periode via de prolongatie mag dit dit weer worden gevuld met het juiste vervolgabonnement. Als je dit vergeet dan zal bij het prolongeren direct vanaf de opgegeven ingangsdatum worden overgestapt naar het vervolgabonnement en dit is niet de bedoeling!

LET OP: voordat je voor de eerste keer gaat prolongeren na de import moeten de abonnementsvormen ingesteld staan dat ze automatisch prolongeren en de opzegtermijn 0 is, anders worden er geen vorderingen aangemaakt. Het volgende script zet de huidige instellingen in een tijdelijke tabel. Vanuit deze tabel kun je na de prolongatie de instellingen gemakkelijk terugzetten naar de originele instellingen:

BEGIN TRAN

	-- Maak een tijdelijke tabel aan
	CREATE TABLE AbonnementsvormSettingsVanVoorImport (Id UNIQUEIDENTIFIER, Opzegtermijn FLOAT, AutomatischProlongeren BIT);
	
	-- Sla de huidige settings op
	INSERT INTO AbonnementsvormSettingsVanVoorImport (Id, Opzegtermijn, AutomatischProlongeren)
	SELECT Id, [Opzegtermijn (in dagen)], [Automatische prolongatie] 
	FROM geAbonnementsvorm0000

	-- Controle query
	SELECT * FROM AbonnementsvormSettingsVanVoorImport

	-- Zet de settings goed voor import
	UPDATE geAbonnementsvorm0000 SET [Opzegtermijn (in dagen)] = 0, [Automatische prolongatie] = 1

	-- Controle query 2
	SELECT Id, [Opzegtermijn (in dagen)], [Automatische prolongatie] FROM geAbonnementsvorm0000

COMMIT TRAN

Bijwerken betaalstatus reeds betaalde vorderingen:
Om alle vorderingen tot een bepaalde datum in een keer op 'betaald' te zetten kun je gewoon een incassorun draaien waardoor dit in een keer wordt bijgewerkt. Deze set gewoon verwijderen (niet uploaden naar bank). Uiteraard werkt dit ALLEEN voor incasso betalingen. Werk de overige betalingen (pin, contant) zo nodig handmatig bij. Verder moet je zelf alle openstaande vorderingen uit het verleden weer openzetten.
Bijwerken bankgegevens a.h.v. iban
Genereren naam rekeninghouder (functie in backend)
Bijwerken e-mailadressen (overal waar een lege string in is gekomen moet het weer worden teruggezet naar NULL omdat anders een foutmelding ontstaat bij het opslaan i.v.m. de voorkeur communicatie)
Bijwerken ALLE LEDEN met vinkje Nieuwsbrief standaard aan (zodat je alleen leden kunt gaan mailen die zich niet hebben afgemeld) zie https://logisinfo.atlassian.net/wiki/spaces/LI/pages/3045359617